O que fazer para seu evento de SUP não “micar”?

Parece que enfim estamos chegando perto do final das incertezas em relação ao COVID-19.2021, parece ser um ano promissor para nosso esporte. Depois de um 2020 com poucos eventos, com certeza os organizadores devem estar programando suas etapas. Segue abaixo alguns erros que podem fazer toda diferença entre seu evento ser um sucesso ou uma grande decepção.

Existem vários erros que podem prejudicar seriamente ou arruinar completamente o seu evento de stand up paddleboard (SUP). Às vezes, esses erros não são aparentes no primeiro ano ou anos do evento, mas eventualmente aparecem e podem levá-lo a uma paralisação completa. Com vários anos de organização de eventos de SUP, agora existem alguns padrões claros e armadilhas que afetam os eventos, grandes e pequenos. Evitá-los é a chave não apenas para proporcionar uma ótima experiência aos participantes e apoiadores, mas também fundamental para garantir que as pessoas voltem na próxima vez e os patrocinadores aumentem seu envolvimento.

1) Orçamento Defasado

Muitos eventos começam com muito entusiasmo, mas sem um planejamento claro e avaliação do orçamento. Estar com orçamento defasado acontece com muita frequência e é totalmente desnecessário. Apesar de todo o entusiasmo do organizador do evento, o evento tem necessidades financeiras reais como custo de licença, material promocional, publicidade, seguro, etc. Em primeiro lugar, determine o objetivo do evento e construa-o de acordo. E identifique as fontes de renda que pagarão por eles. Se o evento for bem pequeno e apenas uma reunião de amigos, veja quantas pessoas estão dispostas a contribuir e continue a partir daí. Aqui estão alguns itens comuns que podem quebrar o seu orçamento.

– Publicidade

– Seguro

– Prêmios

– Segurança

2) Conflito de programação com outros eventos

As taxas de inscrição tendem a ser uma importante fonte de receita para eventos de SUP. Enfrentar um conflito com outro evento de SUP é uma maneira segura de ter problemas com suas finanças e colocar todo o evento em risco. Portanto, determine o objetivo do seu evento, os dados demográficos almejados e as atividades de pesquisa que podem gerar conflito com o seu evento. Se o evento for muito local, verifique as programações locais. Se o escopo for nacional ou internacional, verifique os principais calendários de eventos de SUP

3) Falha nos requisitos de segurança

Os requisitos de segurança podem abranger jurisdições nacionais, estaduais e locais – tudo dependendo do local. Frequentemente, haverá jurisdições sobrepostas e todas as entidades precisam assinar antes que seu evento ocorra. Comece localmente. Vá até a Prefeitura de sua cidade e conte a eles sobre seu evento. Caso seja necessário pessoal de segurança na água no evento, solicite contatos e utilize aqueles recomendados pela Prefeitura. Usar o pessoal deles aumentará o nível de conforto com a operação e aumentará suas chances de receber uma licença e ter mais facilidade de montar tudo. Se o secretário municipal não tiver esse contato, procure o salva-vidas local e pergunte ao redor. Normalmente, eles têm um amigo ou alguém que conhecem que pode fornecer a segurança da água. Em alguns locais maiores, também pode haver exigência de um número específico de pessoal de segurança em terra, veículos de emergência e outros. Novamente, comece localmente e continue daí. Além disso, considere a criação de um conselho ou comitê de direção com pessoas que tenham experiência ou contatos para facilitar a operação.

4) Falta de pessoal

Você não pode fazer tudo sozinho. Liste todas as diferentes áreas de operações e aliste pessoas com experiência ou disposição para ajudar. Existem muitas peças móveis e a última coisa que você quer é estar correndo freneticamente no dia do evento, sem ninguém para delegar ou ninguém para apagar os incêndios. Inevitavelmente, os organizadores do evento ficam sobrecarregados no dia do evento e não ter uma rede de pessoas para ajudar pode prejudicar seriamente a experiência do evento. Aqui estão algumas das áreas básicas de operações que requerem equipe / voluntários e alguns exemplos respectivos.

– Marketing (criativo, web, social, boletim informativo)

– Produção (camisetas, flyers, prêmios, boias)

– Logística (estacionamento, tabuleiro, hospedagem, aluguel)

– Registro (registro online e offline)

– Direção de corrida (diretor, fiscal de água, cronometristas)

– Segurança aquática (salva-vidas / barco)

– Resultados (retirando-os, publicando, retransmitindo para prêmios)

– Prêmios / prêmios (contagem, custo, categoria)

– Relações com a mídia (convidar imprensa local / nacional / internacional, marcar entrevistas)

5) Seguir a programação divulgada

Fique em dia com a programação publicada. Muitos eventos fogem da linha do tempo anunciada no site e / ou folhetos do evento. As pessoas têm compromissos, seu tempo é valioso e há poucas coisas mais frustrantes do que ficar preso em um evento de SUP por mais tempo do que o planejado. Fique no ponto. Do registro à reunião da corrida e do final da corrida à premiação, não seja flexível nos horários. As sessões de premiação são notórias por atrasar. Encurte-o, se necessário, e mantenha o horário. Ficar no ponto pode ajudar muito a reter seus participantes para o evento do próximo ano.

6) Falta de comunicação clara dos percursos / regras de corrida

Naturalmente, os organizadores do evento pensam que as regras e os percursos de suas corridas são claros como cristal e precisam de pouca ou nenhuma explicação. Errado! É intuitivo para você porque você gastou muito tempo nisso. Outros não. Frequentemente, os remadores contornam a boia errada, correm para a linha de chegada sem remos e violam todos os tipos de marcadores e regras de percurso. Publique no site um mapa do percurso e todas as respetivas regras. Imprima pôsteres e / ou desenhe em quadros brancos e coloque-os no local do evento. Suponha que as pessoas não entendam na reunião anterior à corrida. E verifique com os remadores mais rápidos para garantir que eles entendam e conduzirão a matilha na direção certa.

7) Falta de regras, vídeo e processo de resolução de conflitos

Os remadores colocam muita energia em uma corrida, o sangue corre quente e coisas erradas acontecem. E é melhor você estar preparado. Quer seja um evento pequeno ou grande, as pessoas levam seus esforços a sério e não gostam de ser injustiçadas. Portanto, tenha regras claras de resolução de conflitos. Se estiver participando de uma corrida de standup paddle de elite, grave o evento inteiro. E por último, tenha um processo para resolver conflitos. Não improvise na hora, porque provavelmente terá problemas. Até mesmo alguns dos eventos de maior visibilidade do mundo são culpados de improvisar e ultrajar os remadores ainda mais. Sim, sempre pode haver situações para as quais as Regras de Resolução de Conflitos ainda não foram elaboradas. Mas ter disciplina para começar com algumas regras é melhor do que não começar com nenhuma. Consulte a CBSUP, World Paddle Association (WPA) e a International Surfing Association (ISA) para essas regras.

8) Estourando o orçamento em prêmios e contagem errada de troféus

Os troféus são um empate, um grande problema. As pessoas que competem realmente gostam de receber bons prêmios. E às vezes os organizadores de eventos estouram os bolsos para cumprir este requisito. Carpinteiros locais ou outros artesãos tendem a construir os mais belos prêmios. Tenha cuidado para não gastar além do seu orçamento. E ao dar prêmios em dinheiro deixe bem claro o valor e até qual colocação será distribuído este pagamento. Tenha cuidado com o orçamento e acerte a contagem de troféus.

9) Publicar prêmio em dinheiro e não poder pagar

Não há nada pior do que competir por uma certa quantia de $ $ $ e descobrir que esse dinheiro não existe. Acredite ou não, mas algumas das corridas de maior perfil do mundo encontraram esse problema. Normalmente, isso tem a ver com o extravio da fonte de financiamento, normalmente colocando-o nas taxas de inscrição. Para evitar esse problema, conte com patrocínio ou outras fontes ao se comprometer com o prêmio em dinheiro. Além disso, entregue-o imediatamente. Alguns eventos demoraram mais de um ano para entregar o dinheiro. Em alguns eventos internacionais os participantes podem às vezes serem pagos devido a exigências fiscais. Descubra isso e esteja pronto para entregar o dinheiro e fazê-lo prontamente.

10) Negligenciar patrocinadores após pegar seu dinheiro

Os patrocinadores devem ser parte integrante do seu evento de stand up paddle. Eles estão contribuindo com produtos, tempo ou dinheiro e desejam o retorno do investimento, com razão. Primeiro, encontre patrocinadores que correspondam perfeitamente ao objetivo do seu evento. Se você acertar, incorporá-los ao longo do evento de SUP será muito natural. Promova-os através do site, material impresso, links para seus sites, mensagens sociais, plugando-os no sistema, etc. Os patrocinadores também são participantes e devem ter uma experiência verdadeiramente satisfatória. Frequentemente, os organizadores de eventos pegam seu dinheiro e os esquecem. Os patrocinadores desempenham um papel essencial na diversificação de sua fonte de renda, melhorando a experiência dos participantes e proporcionando um apelo mais amplo ao seu evento. Promova-os completamente.

Que outros erros principais você vê os organizadores de eventos de SUP cometendo? Deixe-nos saber seus pensamentos nos comentários abaixo.